Использование ЭЦП для документооборота между организациями

Если по-научному, то электронная подпись — это результат криптографических преобразований документа с помощью специальной программы. Проще говоря, к электронному документу прикрепляется сгенерированный системой файл. Он подтверждает сразу два важных момента: первый — что документ подписан, второй — кто именно это сделал и какими полномочиями он обладает.

С помощью электронной подписи ещё можно точно определить дату подписания и целостность документа: если кто-то вдруг решит внести изменения, система это зафиксирует. Правда, всё зависит от нюансов самой подписи и сервиса, где она применяется. Это возможно, только если вы используете усиленную электронную подпись. Подробнее о видах и их особенностях поговорим позже.

Несмотря на то что по форме электронная подпись не имеет ничего общего с собственноручной, возможностей для её применения гораздо больше, чем кажется на первый взгляд. Впрочем, как и у любого другого цифрового инструмента. О тонкостях использования электронной подписи можно почитать в законе. Если разложить всё по полочкам, с её помощью дистанционно вы можете:

  • получить государственные услуги, оформив обращение, скажем, через портал госуслуг;
  • решить вопросы, связанные с работой Федеральной налоговой службы, — от оформления налогового вычета до предоставления налоговых льгот;
  • оформить заявление на поступление в детский сад, школу или любое другое учебное заведение;
  • заключить договор, в том числе купли-продажи недвижимости;
  • заверить доверенность;
  • взаимодействовать с ГИБДД — переоформить транспортное средство, оплатить штраф;
  • подать прошение, судебный иск или жалобу;
  • подтвердить долговую расписку;
  • участвовать в электронных торгах;
  • подписывать любые документы, в том числе с работодателем.

Последний пункт особенно интересен, поскольку с переходом на удалённый и гибридный форматы работы многие компании задумались о внедрении кадрового электронного документооборота. И здесь без цифровых подписей — никак.

Сказать, что компания переходит на кадровый документооборот, гораздо проще, чем сделать. Далеко не все работодатели готовы перестраивать привычные процессы и приобретать электронные подписи для сотрудников, а эта обязанность ложится на их плечи.

Даже несмотря на то что подобная автоматизация экономит время и силы работников и деньги компании, до полноценного перехода дошли немногие. Но если уж дошли — это может быть отличным показателем зрелости процессов в организации.

Так что к вопросам на собеседовании о круге потенциальных задач и почему открылась вакансия можно добавить ещё один: как обстоят дела с электронным документооборотом.

Использование ЭЦП для документооборота между организациямиНедавно в Трудовой кодекс РФ добавили три новые статьи, которые касаются электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Большинство кадровых документов сегодня можно перевести в цифровой вид: это и трудовой договор, и приказ о приёме на работу, и личная карточку сотрудника. Так что не удивляйтесь, если вместо привычных бумажных версий типовых документов при трудоустройстве вы получите электронные.Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

Электронная подпись пригодится и в том случае, если в компании до сих пор используют служебные или объяснительные письма, просят подтвердить ознакомление с приказами, локальными нормативными актами и прочими внутрикорпоративными документами.

Простой пример: вам приходит на почту письмо, где директор просит с 11 мая являться на работу не к 9:00, а к 8:30. В большинстве случаев для подтверждения не нужна какая-то особенная подпись, даже простого «Всё получил» в письме, отправленном корпоративной почтой, будет достаточно.

Что интересно, такой ответ тоже будет являться электронной подписью, правда, самой простой. Но есть один важный нюанс: о способе обмена, а значит, и о том, что может считаться электронной подписью в компании, работодатель и сотрудник должны договориться заранее. Причём письменно.

Как правило, эти моменты отражаются в трудовом договоре или в дополнительных соглашениях.

Для подписания трудового договора или документа о материальной ответственности простой электронной подписью не обойтись.

Даже если работодатель предлагает вам поставить автограф на pdf-файле, такой документ не будет иметь юридической силы в суде.

Нужны инструменты серьёзнее — усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная электронная подпись. Самое время разобраться, чем они отличаются друг от друга.

Использование ЭЦП для документооборота между организациями

Это самый разнообразный и уязвимый вид электронной подписи. К ПЭП можно отнести и подписанный неровным почерком pdf-файл, и письмо в почте, отправленное на запрос, и логин с паролем — авторизацию пользователя в системе, и даже введённый код от банковского приложения, подтверждающий оплату.

Есть сервисы, которые полностью заточены под использование простой электронной подписи, например: Федеральная налоговая служба, «Госуслуги» или интернет-банки. Без авторизации их полноценное использование невозможно.

Плюс, как уже разбирали, простая электронная подпись пригодится для работы с внутренним документооборотом компании.

Как известно, чем шире распространение, тем больше рисков. ПЭП проще всего подделать, поэтому это неполноценный аналог собственноручной подписи, а значит, и принимают её не везде.

Использование ЭЦП для документооборота между организациямиВ определённой системе может быть свой формат электронной подписи, но она будет котироваться только внутри неё. ПЭП — самый уязвимый вид подписи. Очень легко в суде представить всё так, что документ подписал другой человек или, что ещё хуже для работодателя, сама компания. Кроме того, легко внести изменения в первоначальную версию файла — с ПЭП отследить правки невозможно.Татьяна Нечаева, старший юрист по трудовому праву и договорной работе hh.ru

Такая подпись действует внутри той системы, для которой её создавали. Главное отличие УНЭП от простой электронной подписи в том, что она зафиксирована внутри конкретного сервиса. Иначе говоря, система умеет распознавать пользователя по его цифровым следам.

Для этого применяются средства шифрования, которые и преобразуют информацию, чтобы ограничить к ней доступ. Ключ к такой подписи почти невозможно подобрать вручную, поскольку он представляет собой сложный набор символов.

Это уже не простой логин и пароль или код из СМС, а полноценный инструмент, который может гарантировать, что документ подписал конкретный человек в определённое время и не вносил в него никаких изменений. Последнее особенно важно как для работодателя, так и для сотрудника, чтобы избежать возможных недоразумений.

Бывает так, что вместо отпуска с 15 мая в заявлении на этапе утверждения появляется дата 17 мая, а в приказе о раннем приходе на работу значится уже не 8:30, а 9:00. С УНЭП таких ситуаций не будет.

Как и в случае с простой электронной подписью, стороны должны договориться о том, что усиленной неквалифицированной подписи они доверяют.

Тогда можно вести электронный документооборот между компанией и сотрудниками, клиентами, партнёрами. Однако всех возможностей с УНЭП тоже не попробовать.

Поскольку создавать и использовать её может кто угодно, большого доверия у государства к такой подписи нет. Так что ту же сделку покупки или продажи квартиры с ней не оформить.

Это самая «взрослая» из всех вариантов электронных подписей, и выдают её специальные аккредитованные Минкомсвязью удостоверяющие центры. Этим УКЭП и отличается от УНЭП.

Использование ЭЦП для документооборота между организациямиУКЭП приравнена к рукописной подписи. Я бы рекомендовал сразу оформлять её, поскольку только усиленная квалифицированная электронная подпись даёт возможность работы со всеми сервисами, включая площадки проведения электронных торгов. Помимо оформления подписи, ещё необходимо установить программное обеспечение для её использования. И нужно сразу понимать, где будет храниться УКЭП — на компьютере, токене (защищённая «флешка». — Прим. ред.) или на внешнем диске, фактически это ваш идентификатор, серьёзный инструмент, и отношение к нему должно быть соответствующим.Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

Сертификат усиленной квалифицированной подписи необходимо обновлять ежегодно. Особенно важно помнить об этой важной детали компаниям и сотрудникам, участвующим в тендерах. Несвоевременное продление УКЭП грозит многомиллионными потерями. Перевыпустить её легко — достаточно повторно обратиться в удостоверяющий центр.

То же самое касается и утерянной электронной подписи. Например, если она хранилась на токене.

Первое, что нужно сделать, — приехать в удостоверяющий центр и написать заявление, чтобы подпись заблокировали и при необходимости выпустили новую, но это того стоит — лучше потратить немного времени, сэкономив силы и ресурсы на разбирательствах с мошенниками.

Интересный факт! При желании работодатель может стать посредником между удостоверяющим центром и сотрудниками, тогда УКЭП будут оформлять и выдавать прямо в офисе компании.

Если УКЭП даёт почти стопроцентную защиту и гарантирует подлинность авторства, то при использовании любой другой подписи велик риск подлога, выражаясь юридическим языком.

https://www.youtube.com/watch?v=yAVnMuuWOis\u0026t=35s

С точки зрения судебных споров и перспектив, всегда в выигрыше будет тот, кто больше защищён. Такие вещи лучше объяснять на конкретных кейсах.

Дано: сотрудник использовал ПЭП, подписав документ о неразглашении коммерческой тайны. Компания подала на него в суд, обвиняя в сотрудничестве с конкурентами, а он, в свою очередь, направил встречный иск, утверждая, что работодатель подделал его подпись.

Решение: компании придётся предоставить множество доказательств, что никто не взламывал учётную запись сотрудника и не «расписывался» за него.

Если уж дело доходит до суда, возникают разные ситуации, даже, на первый взгляд, самые невообразимые, поэтому многие работодатели предпочитают иметь дело исключительно с УКЭП, несмотря на её относительно высокую стоимость. Её учёт и хранение регламентируется федеральным законодательством, а значит, есть все гарантии, что человек самостоятельно подписывает документы и несёт за это полную ответственность.

Использование ЭЦП для документооборота между организациямиВ hh.ru мы давали работникам право выбора: оформить УКЭП или УНЭП. Сотрудники сами оценивали риски и возможности. Многие сразу решили, что хотят серьёзную подпись — УКЭП, чтобы использовать её не только на работе, но и в обычной жизни. Мне кажется, это здорово, когда за счёт работодателя сотрудник может получить удобный инструмент и обмениваться кадровыми документами, решать личные задачи.Татьяна Нечаева, старший юрист по трудовому праву и договорной работе hh.ru

Всё зависит от того, о какой электронной подписи идёт речь. Скажем, Федеральная налоговая служба для работы пользователей на своём портале предоставляет её автоматически. Но, опять же, возможности такой подписи ограничены одной системой.

Для получения УНЭП следует обратиться в МФЦ, а за УКЭП — исключительно в аккредитованный удостоверяющий центр, захватив документы: паспорт, СНИЛС и ИНН.

Далее заполняется заявление на выпуск электронной подписи. В удостоверяющем центре заключается договор, оплачивается услуга, выдаётся УКЭП, а вместе с ней и программное обеспечение для работы.

В МФЦ всё бесплатно — после оформления заявки можно получать УНЭП.

В среднем электронная подпись обходится в 2 000 ₽. Цена зависит от тарифа удостоверяющего центра и от параметров подписи. Например, УКЭП для участия в электронных торгах стоит дороже — от 3 500 до 10 000 ₽.

В случае с УКЭП за неё должна платить компания. Если у сотрудника с предыдущего места работы по наследству осталась такая электронная подпись, работодатель может сэкономить. Но организация не обязана предоставлять исключительно УКЭП, по закону для подписания тех же кадровых документов годится и УНЭП, который оформляется бесплатно.

Интересный факт! На стоимость и вид электронной подписи никак не влияет статус сотрудника. Есть вероятность, что генеральному директору для выполнения задач вполне сгодится УНЭП, а рядовому менеджеру по закупкам необходима самая дорогая — УКЭП. Поэтому при выборе подписи важно отталкиваться от потребностей, а не от уровня позиции человека в компании.

Читайте также:  Ответственность поручителя перед кредитором банкрота

Ключевое преимущество электронной подписи перед обычной в том, что всё можно делать дистанционно. Сотрудникам нет необходимости приходить в офис и тратить время на подписание документов, фрилансерам — ждать курьеров или идти на почту, чтобы отправить подписанные акты, приложения и прочие бумаги.

Усиленная электронная подпись защищает своего владельца от множества манипуляций и махинаций, если, конечно, она лежит в сохранном месте. И ещё один весомый «плюсик в карму» — возможность сберечь бумагу, а значит — проявить социальную ответственность.

В общем, электронная подпись — это удобно и прогрессивно.

При этом у медали традиционно две стороны. Нет смысла делать электронную подпись, если вы собираетесь обмениваться документами раз в год с каким-нибудь работодателем, а всё остальное время держать токен в сейфе.

Это всё равно что купить супермощный ноутбук только для просмотра роликов в интернете. Гораздо продуктивнее использовать электронную подпись по полной и подписывать ею любые возможные документы и заявления.

Тогда деньги на ту же УКЭП приобретут статус непотраченных, но вложенных.

Важно понимать, что электронной подписью невозможно подписать документы задним числом, как это часто бывает при документообороте с партнёрами. Тогда придётся вернуться к привычным бумажным вариантам, а это наверняка вызовет вопросы у проверяющих органов.

Использование ЭЦП для документооборота между организациямиЭлектронная подпись сокращает время трудоустройства — вы не тратите полдня на подписание кадровых бумаг в офисе, и помогает в разных областях жизни. Сейчас появляется большое количество площадок, где может использоваться электронная подпись, соответственно, становится больше сфер для её применения. Прежде всего, это удобно.Алексей Сабликов, ведущий специалист отдела по работе с корпоративными клиентами «Такском»

А ещё электронная подпись помогает более осознанно подходить к процессу подписания документов. Сегодня многие стали задумываться о таких важных вещах, как информационная безопасность, цифровая гигиена, и прочих понятиях из диджитал-среды. Это всё про цифровые следы, которые мы оставляем, поэтому крайне важно, чтобы каждый наш сделанный шаг вёл к намеченной цели.

Ещё о трудовых отношениях

???? Материал был полезен? Поделитесь им с друзьями в соцсетях!
Кнопка репоста — в шапке статьи

К другим статьям

Электронная подпись в системе электронного документооборота | ЭЦП для ЭДО

Электронный документооборот экономит время и ресурсы, помогая оптимизировать бизнес-процессы. Чтобы перейти на ЭДО, сотрудникам нужны электронные подписи. В этом тексте разберем, какую ЭП подобрать к каждому конкретному виду ЭДО.

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет дистанционно обмениваться документами как внутри организации, так и с внешними структурами — контрагентами и госорганами. ЭДО сокращает бумажный документооборот, а значит, экономит деньги бизнеса и время работников. Кроме того, в отличие от бумажного носителя электронный файл документа сложнее испортить или потерять.

Для работы с ЭДО нужна электронная подпись (ЭП, устаревшее название — ЭЦП). Существует несколько ее видов:

  1. Простая электронная подпись (ПЭП) — это может быть смс-код, который вам присылает банк для подтверждения операции, или пара логин-пароль. ПЭП позволяет узнать, кто подписал документ, или подтвердить совершенное действие. Но у ПЭП есть недостатки: она не придает документу юридическую силу без допсоглашений, а ее подлинность может подтвердить лишь система, в которой подписывался документ.
  2. Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) более надежная — ее формируют с помощью криптографических программ. НЭП позволяет не только подтвердить, кто именно подписал документ, но и обнаружить, если после подписания в документ вносили изменения. Она так же, как и ПЭП, не обеспечивает юридическую значимость документа без допсоглашений.

НЭП пригодится самозанятым в работе с контрагентами. Выпуск подписи может занимать не больше 10 минут, после чего ее сразу можно использовать

Попробовать НЭП в документообороте

  1. Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее многофункциональная и защищенная. Как и НЭП, ее создают с помощью криптографических программ, она позволяет идентифицировать подписанта и убедиться, что в файле ничего не меняли после подписания. В отличие от других видов ЭП, придает документу юридическую силу по умолчанию. 

Вид подписи стоит выбирать в зависимости от того, с какой именно организацией или структурой предстоит взаимодействовать. Один человек может иметь несколько разных ЭП.

Чтобы подписать ЭП электронный документ, необходимы: 

  • сам документ.  Создать его можно, как в Word или Excel, так и в другой подходящей программе. Иногда формат файла устанавливается требованиями системы или госоргана, например, налоговая или пенсионный фонд.

Главное, иметь финальную версию документа — после подписания исправить его не получится. 

  • сертификат электронной подписи. Получить его можно в удостоверяющем центре: государственном или коммерческом, зависит от должности и типа организации. К моменту подписания сертификат должен быть установлен на компьютер или другое рабочее место.
  • компьютер, настроенный для работы с электронной подписью. В том числе, на нем должна быть программа криптозащиты — СКЗИ, например, КриптоПро CSP, и специальные плагины в браузере. Быстрее всего настроить компьютер можно в сервисе Контура — установочный диск (веб-диск).
  • сервис или программа для подписания и отправки документов. Это может быть сервис (портал или сайт), где ведется электронный документооборот: Контур.Диадок, Контур.Экстерн, Контур.Крипто, Единая система закупок (ЕИС), nalog.ru и другие. Либо программа на компьютере, которая умеет подписывать электронные документы: Microsoft Word, Adobe Acrobat Reader или КриптоАРМ. Подпись можно поставить с помощью стандартных функций программы или используя плагины (например, КриптоПро Office Signature или КриптоПро PDF). 

Как именно подписывать и отправлять документ в ЭДО, зависит от конкретной системы. Однако общий порядок обычно схожий: 

  1. Загрузить файл для подписания. Для этого в сервисе ЭДО или программе подписания необходимо найти раздел «Подписание» или аналогичный, загрузить или создать документ.
  2. Выбрать электронную подпись, которой будет подписываться документ — для этого в системе нужно выбрать подходящий сертификат ЭП.
  3. Подписать документ. Выбрать получателя и отправить ему документ. Эти действия могут совершаться раздельно или одновременно, в зависимости от правил системы. 

Использование ЭЦП для документооборота между организациями Использование ЭЦП для документооборота между организациями

Пример подписания электронного документа в сервисе Контур.Крипто

В итоге получится документ с электронной подписью. ЭП может быть отдельным файлом, тогда нужно будет пересылать и ее, и оригинальный документ: например, «Название документа.pdf» + «Название документа.sig». Такая подпись называется отсоединенная.

Либо ЭП может быть внутри оригинального документа, тогда пересылать нужно только один файл: например, «Название документа.pdf.sig». Такая подпись будет называться присоединенная (встроенная).

Подробнее о способах подписания электронных документов с помощью ЭП мы рассказывали в статье.

Подписанные документы будут иметь юридическую силу, если подписаны КЭП. Если подписаны ПЭП и НЭП — при определенных условиях, обозначенных в 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронная подпись на документе подтверждает, что файл подписал конкретный человек. Поэтому не следует передавать токен с электронной подписью или файл закрытого ключа ЭП третьим лицам.

Иначе они смогут заверить что угодно от имени владельца сертификата.

Если сотрудники используют в работе копии подписи руководителя, намного безопаснее для компании и директора будет обеспечить их собственными подписями. 

КЭП для сотрудника можно оформить в Контуре. Сертификат подойдет для сдачи отчетности, решения бизнес-задач и участия в тендерах

Заказать

Электронную подпись применяют как во внутрикорпоративном ЭДО, так и для взаимодействия с внешними структурами. Разберем каждый из возможных вариантов.

Внешний документооборот с контрагентами подразумевает использование квалифицированной ЭП, но в некоторых случаях достаточно и неквалифицированной. Определить тип ЭП поможет сервис ЭДО, в котором компания будет обмениваться документами.

Для формализованных документов необходима именно КЭП, никакая другая подпись не подойдет. Это касается, например, счетов-фактур, универсальных передаточных документов (УПД) и их корректировок.

В остальных случаях можно ограничиться НЭП. Но придется заключить с контрагентами дополнительные соглашения, которые будут подтверждать, что рукописная подпись и НЭП равноценны. Такие соглашения можно заключить отдельно или внутри системы ЭДО.

Внутренний или кадровый ЭДО компании можно вести с помощью НЭП или ПЭП.

Ими легко обеспечить десятки или сотни сотрудников: процедура выдачи ЭП может проходить в офисе компании или внутренней информационной системе.

Получение этих подписей будет дешевле, чем получение КЭП, а их функционала достаточно, чтобы сотрудники подписывали ознакомление с информационными письмами, служебными заданиями, заявления на увольнение или согласие на перевод.

Однако в некоторых случаях для кадрового ЭДО подойдет только КЭП. Это касается документов, подписываемых работодателем: трудовой договор и дополнения к нему, договор о материальной ответственности, приказ о применении дисциплинарного взыскания, сведения о застрахованном лице (для выплат по больничному) и справка о трудовой деятельности (СТД-Р).

Кроме того, в трех случаях совсем не получится использовать электронную подпись в кадровом делопроизводстве. Это касается журналов инструктажей по охране труда, актов о несчастном случае на производстве и приказов об увольнении. 

Подробнее об электронных подписях для кадрового ЭДО рассказали эксперты Контур.Норматива.

ЭДО в закупках или тендерах требует квалифицированной электронной подписи. КЭП используют не только на всех этапах участия в закупке, но и при обмене документами с электронной торговой площадкой (ЭТП) или заказчиком: 

  1. Закрывающие документы от ЭТП. Они появляются, если поставщик оплачивает комиссию ЭТП, использует платные услуги.
  2. Документы о приемке товаров или работ по госконтракту. С 1 января 2022 года участники госзакупок должны обмениваться передаточными документами в электронном виде — через Единую систему закупок (ЕИС. Этот процесс называется «электронное актирование».

ЭДО с ведомствами и госорганами ведут также с помощью квалифицированной ЭП. Сертификат пригодится как для сдачи отчетности в контролирующие органы, так и при запросе у них информации.

Без КЭП не получится отчитываться в ФНС, ПФР, ФСС, заказывать коды маркировки в Честном ЗНАКе, передавать данные в ЕГАИС учета алкоголя (ФСРАР) или Федресурс.

В некоторых случаях КЭП может применяться по желанию — если хотите обмениваться с ведомством не бумажными, а электронными документами. Это, например, касается Росреестра.

Какая электронная подпись для какого вида ЭДО

КЭП НЭП ПЭП
С контрагентами + +
Внутри компании + + +
В тендерах и закупках +
С госорганами +

Способы получения электронной подписи отличаются в зависимости от типа подписи и того, в каком документообороте она будет использоваться. 

  1. КЭП в сервисе ЭДО с контрагентами или в сервисе сдачи отчетности. 

В большинстве случаев квалифицированная ЭП идет в комплекте с системой электронного документооборота (например, Контур.Диадока) или сервисом сдачи отчетности (например, Контур.Экстрена). Поэтому отдельно заказывать ее не нужно. Понадобится только посетить удостоверяющий центр, чтобы получить сертификат — подробнее об этом процессе расскажем ниже.

Если у организации уже есть КЭП, полученная для других целей, то можно использовать ее.

  1. КЭП для документооборота в отдельной информационной системе

Например, для отправки данных через систему ЕГАИС учета Алкоголя, портал таможни (ФТС), систему маркировки Честный ЗНАК. Чтобы работать на сайте подобных порталов, необходимо обратиться в удостоверяющий центр и заказать электронную подпись.

  1. НЭП, вне зависимости от типа документооборота.

Сертификат НЭП выдает удостоверяющий центр. Получить сертификат можно полностью онлайн: заполнить заявку на выпуск сертификата, подписать заявление на выдачу и удостоверить личность (например, с помощью учетной записи Госуслуг). 

Заказывать НЭП отдельно необязательно. Так, в Контуре неквалифицированную электронную подпись выдают пользователям одного из сервисов: 

Читайте также:  Подача иска в связи с порчей имущества

Главное, после получения НЭП проверить, что стороны, использующие подпись, заключили соглашение о признании юридической силы НЭП. В некоторых сервисах, например, Контур.Сайне, такое соглашение не нужно подписывать отдельно — к нему присоединяются все пользователи сервиса. 

Оформите НЭП для сотрудников с помощью сервиса Корпоративный центр регистрации

Узнать больше

  1. ПЭП, вне зависимости от типа документооборота 

Система, в которой используется простая электронная подпись, самостоятельно устанавливает требования к ПЭП. Это может быть сочетание логина и пароля, номера телефона, на который приходит смс с кодом подтверждения. Поэтому пользователям системы не нужно обращаться за выпуском ПЭП куда-то еще. 

В Удостоверяющем центре Контура можно оформить квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Ниже опишем порядок получения КЭП. Получение НЭП разобрано в инструкции.

Чтобы получить подпись в удостоверяющем центре Контура выполните следующие шаги:

  1. Определите сервисы, для работы с которыми вам понадобится сертификат ЭП. И подберите подходящий под них тариф — самостоятельно на сайте или при консультации нашего специалиста.   
  2. Оформите заявку. Вы можете оставить ее на сайте, по бесплатному телефону 8 800 500-05-08 или обратившись в ближайший центр выдачи сертификатов.
  3. Оплатите счёт после подтверждения заявки оператором. Счёт необходимо предварительно проверить. Если возникнут вопросы или обнаружатся неточности, оповестите об этом специалиста сервисного центра.
  4. Отсканируйте необходимые документы и загрузите копии в Личный кабинет.  Обычно достаточно только паспорта, СНИЛС, а иногда — ИНН. Данные проверят за 1-2 дня и сообщат результат по смс или почте. 
  5. Перед получением сертификата необходимо удостоверить личность. Выберите способ удостоверения — в точке выдачи или с курьерской доставкой. Для подтверждения личности представителю Контура нужно будет показать оригиналы документов. Он сверит их с уже полученными данными и согласует выпуск сертификата.
  6. Сгенерируйте ключи подписи и получите сертификат. Это можно сделать с аттестованного компьютера в точке выдачи или с личного компьютера.

Порядок получения электронной подписи может показаться сложным, однако наши специалисты помогут пройти каждый его шаг. Следуйте подсказкам в личном кабинете УЦ или обратитесь с вопросом в техподдержку. 

Этот алгоритм подходит для сотрудников организаций и физических лиц. 

У директоров организаций, ИП и представителей финансовых и бюджетных учреждений порядок другой. Если вам необходимо получить электронную подпись налоговой, вы можете комфортно сделать это с помощью Контура. 

Помогаем оформить электронную подпись ФНС — от нашего партнера и доверенного лица налоговой УЦ «Основание»

Оформить КЭП налоговой

Эп для корпоративных систем эдо

Для электронного документооборота организации используют электронные подписи с максимальной степенью защиты — КЭП. Такая ЭП для ЭДО позволяет электронным документам получить юридическую значимость.

Применение электронной подписи в документообороте

Электронный документооборот и электронная подпись неразрывно связаны друг с другом. В ЭДО электронная подпись используется для того, чтобы документы получили юридическую значимость. Использование юридических значимых документов в электронной форме позволяет организациям полностью уйти от бумажной документации.

Для ЭДО в основном используется квалифицированная электронная подпись. В отличие от НЭП — неквалифицированной электронной подписи — КЭП придаёт документам правовую силу без дополнительных соглашений между контрагентами.

НЭП хватает для внутреннего ЭДО, однако некоторые документы, например, счета-фактуры, можно подписать только КЭП. По этой причине, её использование в электронном документообороте оправдано, если он выходит за рамки организации. Так как это практически 100% всех организаций, использование КЭП оправдано для любых компаний.

Зачем внедрять ЭДО

Для оптимизации работы с электронными документами используют СЭД — системы электронного документооборота. СЭД позволяет ускорить и облегчить рабочий процесс, связанный с документами.

Системы предоставляют коллективный доступ к файлам — это помогает работать над одним документом нескольким сотрудникам одновременно.

Файлы можно передавать из отдела в отдел и отсылать контрагентам напрямую из программы.

Компании внедряют СЭД, так как электронные документы имеют преимущества перед бумажными:

  • уменьшаются расходы на печать документов;
  • внутри программы ведётся история файлов;
  • работа сотрудников становится более прозрачной;
  • есть возможность автоматизация поиска необходимых файлов;
  • документы готовятся по стандартным формам;
  • файлы автоматически классифицируются по разным критериям;
  • уменьшается риск потери или порчи документов.

Все действия с электронными документами можно делать в одном сервисе: создавать, получать, обрабатывать и архивировать. Обмен файлами между отделами и сотрудниками происходит мгновенно, что позволяет сэкономить время на транспортировку тех или иных документов.

Электронная подпись для внешнего документооборота

Для внешнего ЭДО нужна усиленная квалифицированная ЭП. Такая подпись обеспечивает выполнение двух задач безопасной передачи документов:

  • Защита от перехвата информации.
  • Защита файла от изменений после отправки.
  • Квалифицированная ЭП обеспечивает безопасность с помощью сертифицированных ключей проверки закрытого и открытого типа.
  • С помощью внешней документации сотрудники организации обрабатывают обращения клиентов, взаимодействуют с внешними смежными клиентами, обмениваются счетами и договорами с контрагентами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы.
  • Электронную подпись придаёт юридическую значимость счетам, декларациям, отчётам и накладным в СЭД.
  • ЭП может использоваться для электронных торгов и клиент-банка при соблюдении двух условий:
  • ЭП выдана УЦ, входящим в сеть доверия ФНС.
  • В сертификате ЭП содержится информация о компании.

На момент подписания любых электронных документов сертификат электронной подписи должен быть действительным. Это доказывает действительность документов после их подписания, так как в файл записывается информация о дате и времени его подписания.

Электронная подпись для внутреннего документооборота

Для внутреннего ЭДО и работы с контрагентами может использоваться усиленная неквалифицированная ЭП. Однако, для этого нужно составлять дополнительное соглашение сторон, свидетельствующее о том, что документ имеет юридическую значимость. Поэтому даже во внутреннем ЭДО удобнее использоваться квалифицированную ЭП.

С помощью внутреннего ЭДО сотрудники кадровой службы ведут трудовые книжки и подписывают договоры, менеджеры склада проводят инвентаризацию, а бухгалтеры ведут финансовую отчётность. Между отделами происходит постоянное взаимодействие, которое включает в себя транспортировку документации. При отправке файл может пройти несколько сотрудников, которые вносят в него изменения.

Электронная подпись во внутреннем документообороте нужна для определения автора подписанного документа. Также её присутствие говорит о неизменности содержащейся в файлах информации.

Где получить ЭП для документооборота

Выдачей электронных подписей занимаются операторы электронного документооборота — ОЭД. Согласно Приказу от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@, ОЭД должны быть включены в сеть доверия ФНС.

На сайте налоговой публикуется актуальный перечень операторов электронного документооборота. К ним относится и удостоверяющий центр «Калуга Астрал».

Здесь можно получить электронную подпись в течение одного рабочего дня по двум документам: паспорту и СНИЛС заявителя.

Выбор системы ЭДО зависит от специфики деятельности предприятия. ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в одноимённой программе и веб-сервис «Астрал.ЭДО». Обе системы предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

Астрал iКЭДО

Полный процесс кадрового электронного делопроизводства:
от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов

Внедрение электронной подписи в организации

Компания Digital Design

Рано или поздно организация начинает задумываться о переходе на электронный документооборот и внедрении электронной подписи (ЭП). Некоторые внедряют ЭП как дань моде, другие – потому что так требует законодательство, а третьи потому что проанализировали бизнес-процессы, взвесили риски и затраты и определили, для чего это необходимо.

О том, что такое ЭП и где её использовать, можно и нужно прочитать в Федеральном законе N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Но на практике на этапе внедрения ЭП в бизнес-процессы организации возникает множество вопросов.

Например, когда речь заходит о кадровой документации, нужно учесть, что многие акты, регулирующие нормы трудового права, требуют использовать только бумажные носители.

Если законом или подзаконными актами не предусмотрена обязанность использовать для каких-либо документов именно собственноручную подпись, то возникает вопрос какую ЭП внедрять.

Эта статья поможет тем, кто только задумался о внедрении ЭП в своей организации или уже решает, с какой стороны подойти к этому вопросу, и тем, у кого уже внедрена ЭП в организации, но ее использование не приносит желаемого эффекта. Рассказываем, с чего начать, на что стоит обратить внимание, как выполнить все требования – технические и законодательные – и добиться желаемого результата, а также сколько это может стоить.

Постановка целей

Зачастую внутри организации отсутствует четкая формулировка цели внедрения ЭП, поэтому на первом этапе важно правильно определить, для чего и для кого она нужна, и заранее проанализировать затраты на реализацию проекта. Существует несколько типов ЭП – простая, усиленная квалифицированная и неквалифицированная.

Чаще всего под ЭП понимается именно усиленная квалифицированная ЭП (УКЭП), которая включает в себя полный «боекомплект» – она требует приобретения сертификата у аккредитованного Минкомсвязью России удостоверяющего центра, установки средств криптографической защиты информации (СКЗИ) и ежегодную плату за перевыпуск сертификатов. Конечно, она имеет самые широкие возможности использования, но такая ЭП нужна далеко не для всех задач и тем более не для всех сотрудников.

В законе прописано, что участники имеют право «использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Чтобы понять, какая ЭП нужна компании, необходимо сперва проанализировать объем внутреннего и внешнего электронного документооборота компании (как существующего на данный момент, так и планируемого после завершения проекта по внедрению ЭП). Если обмен электронными документами происходит только внутри компании, то возможно достаточно будет использовать простую электронную подпись. Её основная функция – подтверждение авторства, идентификация личности.

Читайте также:  Раздел долей между супругами

Простая электронная подпись

Технически она реализуется путем авторизации в СЭД с помощью логина и пароля (они выступают в роли «ключа»), так что любое действие пользователя – согласование документа или подтверждение, что с документом ознакомлен, – фиксируется в системе. Этот на первый взгляд весьма простой трюк позволяет наладить внутри компании быстрый обмен документами, ускорить согласование, подписание, ознакомление с документами без бумажной волокиты и лишней беготни с листочками из кабинета в кабинет.

Случай из практики.

Рассказывает эксперт компании DigitalDesign, руководитель проектов Дмитрий Сердюченко:

Не каждый будет заморачиваться точными расчётами – сколько времени уходит на «возню» с бумагами, потому что кажется, что это сопровождает основную деятельность и не отнимает много времени.

Но вот ИТ-директор одной топливно-энергетической компании попросил нас посчитать время, которое он тратит на работу с бумагами, и обосновать, зачем внедрять электронную подпись. Досконально изучив его распорядок дня, мы рассчитали время, которое он тратит на передвижение, согласование и прочие действия, связанные с согласованием бумаг.

По нашим расчётам, в среднем в год только ИТ-директору компания платила за время «хождения по мукам» около 100 000 рублей. Увидев такие показатели, ИТ-директор незамедлительно приступил к проекту по внедрению СЭД с использованием простой ЭП.

Он лично контролировал каждый этап проекта, разработал подробный регламент, и буквально не оставил коллегам шансов работать с бумагой, отказавшись принимать бумажные документы, поступающие в его департамент. Это, стоит отметить, очень действенная мера —постепенно пользу от ЭП стали отмечать и коллеги.

Обязательное условие для внедрения такой подписи — подготовка регламентных документов.

Это самый важный и сложный этап, поскольку необходимо продумать и прописать все действия: какие документы, в соответствии с Административным регламентом или другим нормативно-правовым актом, можно «подписывать», «согласовывать», с какими можно «ознакомиться» с помощью ЭП.

Также возможность использования ЭП в качестве замены собственноручной подписи на электронных документах должна быть прописана в трудовом договоре с сотрудником.

То есть после того, как сотрудник авторизовался в системе, все его действия регистрируются, и более того, факт ознакомления с документами, содержащимися в СЭД, или выполнения определенных действий в системе может быть доказан в ходе судебного разбирательства. Но правовые последствия таких действий для работника и работодателя будут иметь место только в случае если в компании принят в установленном порядке локальный акт, регламентирующий использование СЭД и вытекающие из этого права и обязанности сотрудников и работодателя.

Из практики:

На сегодняшний день мало примеров судебной практики по спорам компании, внедрившей СЭД и ЭП, c сотрудниками. Но всё же один пример, чем может обернуться несоблюдение регламента об использовании ЭП, удалось найти.

На сайте «Судебные и нормативные акты РФ» опубликовано решение суда по делу, в котором сотрудник пытался оспорить привлечение к дисциплинарной ответственности из-за ненадлежащего исполнения должностных обязанностей.

«Невыполнение» обязанностей выражалось в не ознакомлении с приказами Инспекции, рассылаемыми посредством системы электронного документооборота.

Суд признал претензию сотрудника о том, что на почту не поступал приказ, необоснованной, поскольку благодаря карточке документа в СЭД удалось восстановить историю событий и доказать, что данный документ был направлен посредством СЭД всем сотрудникам инспекции.

Для чего может использоваться простая ЭП:

  • согласование документов
  • визирование внутренних документов
  • исполнение документов
  • утверждение резолюций
  • ознакомление с документами и резолюциями

Кому пригодится:

  • всем сотрудникам организации

Необходимая инфраструктура:

  • СЭД
  • Домен (в случае, если авторизация в СЭД происходит на основании доменных учетных записей пользователей)

Бюджет:

  • Внедрение СЭД (если в организации СЭД не внедрена)
  • Доработка СЭД (если в организации СЭД внедрена)
  • Поддержка и администрирование СЭД
  • Разработка нормативных документов по использованию ЭП

Неквалифицированная электронная подпись

Безопасность (а это одно из главных призваний электронных подписей в целом) в случае с простой ЭП обеспечивается средствами аутентификации СЭД. Администратор имеет доступ к журналам событий системы и может скорректировать информацию о действиях пользователей.

Для более мощной защиты можно использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись. Такие подписи являются результатом криптографического преобразования информации и реализуются с помощью средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

Подделать такие подписи можно, только получив доступ к секретным ключам, выдаваемым каждому пользователю лично. Также усиленные подписи позволяют определить, вносились ли изменения в документ после его подписания.

Таким образом, усиленные ЭП решают сразу две задачи: идентификация сотрудника, подписавшего документ, и обеспечение целостности подписанного документа.

Отличаются они тем, что неквалифицированная подпись не требует закупки сертификатов у аккредитованного Минкомсвязью РФ удостоверяющего центра (УЦ). Такую подпись можно изготовить внутри компании, развернув в своей ИТ-инфраструктуре удостоверяющий центр, который можно не аккредитовывать.

В качестве средств УЦ для создания неквалифицированной электронной подписи может использоваться инфраструктура Microsoft.

Выданные таким способом сертификаты будут действительны не только внутри организации, они могут использоваться и для внешнего документооборота при условии заключения соглашения с контрагентом, партнером об использовании ЭП.

Закон устанавливает, что «информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Неквалифицированная электронная подпись подойдет для:

  • внутреннего документооборота при условии принятия соответствующих регламентов, НПА
  • внешнего документооборота при подписании соглашения об использовании ЭП

Кому из сотрудников будет полезна:

  • руководителям среднего и высшего звена
  • специалистам, участвующим в процессах согласования документов (юристы, финансисты, бухгалтеры и т.п.)

Необходимая инфраструктура:

  • СЭД с поддержкой интеграции с СКЗИ
  • Удостоверяющий центр
  • СКЗИ

Бюджет:

  • Внедрение СЭД (если в организации СЭД не внедрена)
  • Доработка СЭД (если в организации СЭД внедрена)
  • Поддержка и администрирование СЭД
  • Разработка нормативных документов по использованию ЭП
  • Разворачивание внутреннего УЦ
  • От 1 000 рублей Х количество сотрудников для клиентских компонент СКЗИ.
  • Внедрение СКЗИ от 2 700 рублей (зависит от количества сертификатов). Если используются средства, встроенные в Windows, то СКЗИ необязательны.

Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) может использоваться во всех перечисленных выше случаях с учетом ограничений, номенклатуры документа, который подписывается данным сертификатом.

В этом случае обмен документами происходит на площадке оператора электронного документооборота (ЭДО), и все действия по использованию КЭП регламентируются оператором. Плохая новость — за каждый пересылаемый через оператора документ придется платить (как правило, применяется оплата за объем).

Целесообразно заранее проанализировать, с кем организация будет обмениваться документами, и каким оператором ЭДО пользуется большинство партнеров, чтобы максимизировать эффект от перехода на электронный документооборот.

Бюджет на проект по внедрению УКЭП увеличивается ещё и за счет количества сотрудников, которым необходим сертификат. Средняя стоимость сертификата может варьироваться от 3 до 5 тысяч рублей в год. И скорее всего, всем сотрудникам организации такая подпись не требуется.

Для ознакомления с документом или подтверждения факта согласования достаточно простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной.

Квалифицированный сертификат, как правило, нужен только тем сотрудникам, которые уполномочены подписывать документы, отправляемые за пределы организации: первое лицо организации, главный бухгалтер, директора департаментов и т.п.

Для более надеждой защиты в подпись можно встроить информацию о том, когда документ был подписан (так называемый штамп времени). Время подписи получается от специальных центров штампов времени, которые считаются точными и надёжными источниками времени.

Такая электронная подпись называется улучшенной.

Большинство современных СКЗИ поддерживают работу с улучшенными квалифицированной и неквалифицированной подписью, а аккредитованные удостоверяющие центры, выпускающие сертификаты, зачастую предоставляют услуги по предоставлению штампов времени своим клиентам.

Главным образом, такая подпись необходима для:

  • Генерального директора
  • Главного юриста
  • Главного бухгалтера
  • Других сотрудников, уполномоченных подписывать документы от имени компании

Необходимая инфраструктура:

  • СЭД с поддержкой интеграции с СКЗИ
  • СКЗИ

Бюджет:

  • От 1000 рублей ежегодно на получение квалифицированных сертификатов * количество сотрудников.
  • От 2700 рублей на для клиентских компонент СКЗИ * количество сотрудников.
  • От 5 рублей * количество документов, передаваемых через оператора ЭДО внешним контрагентам.

Какие изменения ждут в 2019 году?

Есть ещё один момент, на который организации обязательно нужно обратить внимание, если она затеяла внедрение квалифицированной ЭП, — до 31 декабря 2019 года необходимо перейти на использование схемы создания электронной подписи по стандарту «ГОСТ Р 34.10-2012. Информационная технология (ИТ). Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи». Раньше использовался стандарт ГОСТ 34.10-2001.

Из этого следует, что при внедрении ЭП по новому ГОСТу важно учесть возможности инфраструктуры — есть большая вероятность, что понадобится обновление ОС или СЭД, например, — и выбрать надежного криптопровайдера. Тем, кто уже использует ЭП, возможно предстоит замена криптопровайдера и обновление инфраструктуры.

Leave a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *